Politica de Confidențialitate

1. Operatorul datelor

MOTIONLINK S.R.L. este operatorul datelor pentru activitățile pe care le stabilește și le gestionează prin Autopeloc. În anumite fluxuri, o altă organizație implicată poate acționa ca operator distinct pentru propriile obligații.

• MOTIONLINK S.R.L.
• CUI: 50659866
• Registrul Comerțului: J2024028773009
• Sediu: Str. Castor nr. 52A, Arad, România
• Email: contact@motion-link.ro
• Telefon: +40 790 743 974

2. Cui și unde se aplică politica

Politica se aplică vizitatorilor, persoanelor care trimit solicitări, clienților din cazuri, consilierilor, reprezentanților service-urilor și organizațiilor, furnizorilor, utilizatorilor cu cont și persoanelor ale căror date apar în documentele necesare unui caz.

Acoperă site-ul public, formularele și paginile accesate prin cod QR sau link, cererile transmise prin agenți AI la solicitarea ta, portalurile autentificate, emailul, telefonul, SMS-ul și comunicările operaționale legate de Autopeloc.

3. Ce date prelucrăm

În funcție de interacțiune, putem prelucra:

• identitate și contact: nume, telefon, email, firmă, rol și identificatorul contului;
• caz și vehicul: marcă, model, număr de înmatriculare, asigurător, numere de dosar, constatare sau rezervare, datele predării și returului, starea reparației și note relevante;
• documente și imagini încărcate pentru verificarea solicitării, prelungire, facturare sau decontare;
• proveniența unei solicitări trimise de pe site: parametrii campaniei din adresa paginii (de exemplu utm_campaign sau gclid), pagina de intrare și site-ul de pe care ai ajuns, păstrate împreună cu solicitarea, fără cookie-uri;
• date comerciale și financiare ale utilizatorilor autorizați: contract, comision, factură, decont și stare de plată;
• date tehnice și de securitate: adresă IP, browser, dispozitiv, momente de acces, metadatele cererii, jurnal de audit și, dacă activezi notificările, identificatorul tehnic al abonamentului push;
• la deschiderea unui link de raport primit fără cont: orașul și țara estimate din adresa IP și tipul dispozitivului. Pentru estimare, adresa IP este trimisă serviciului ipwho.is și nu este păstrată de Autopeloc.

4. De unde provin datele

Primim date direct de la tine, din contul tău sau din documentele încărcate. Le putem primi și de la un consilier, service, organizație, furnizor, asigurător ori alt participant autorizat să inițieze sau să gestioneze cazul.

Dacă folosești un agent AI, de exemplu ChatGPT sau Claude, pentru a trimite o cerere, Autopeloc primește cele cinci valori confirmate de tine: orașul în care ai nevoie de mașină, numele, propriul număr de mobil, numărul mașinii avariate și asigurătorul șoferului vinovat. Păstrăm și proveniența tehnică a cererii pentru gestionarea solicitării și prevenirea abuzului. Integrarea nu solicită istoricul conversației, acte de identitate, CNP-uri sau date de card. Folosirea conversației de către serviciul AI ține de regulile și setările acelui serviciu. Înainte de trimitere, agentul îți prezintă valorile și informarea despre transmiterea lor către un furnizor Autopeloc pentru a te contacta, împreună cu linkul acestei politici. Confirmarea dată în conversație, ca trimiterea formularului de pe site, încheie solicitarea fără o a doua confirmare prin SMS. Păstrăm dovada solicitării și aplicăm aceleași reguli de acces, destinatari și retenție ca formularului de pe site.

Pentru date de firmă putem consulta registre publice. Dacă datele tale au venit din altă sursă, informarea este pusă la dispoziție prin persoana care le transmite sau, cel târziu, la primul contact direct, la prima divulgare permisă ori în termenul cerut de lege.

5. Scopuri și temeiuri

Folosim datele numai pentru scopuri determinate:

• primirea, evaluarea și gestionarea unei solicitări sau a unui caz: executarea contractului ori demersuri cerute de persoana vizată, atunci când se aplică; în celelalte situații, interesul legitim de a coordona solicitarea și activitatea participanților autorizați;
• administrarea conturilor, rolurilor, colaborărilor B2B și comunicărilor operaționale: contract sau interes legitim;
• facturare, contabilitate, raportări și răspunsuri către autorități: obligație legală;
• securitate, prevenirea abuzului, controlul accesului, audit și apărarea drepturilor: interes legitim și, după caz, obligație legală;
• comunicări opționale de marketing, tehnologii neesențiale ori alte situații în care legea cere alegerea ta: consimțământ, care poate fi retras oricând.

6. Date obligatorii și date despre alte persoane

Câmpurile marcate ca obligatorii sunt necesare pentru a identifica și evalua solicitarea. Fără ele este posibil să nu putem procesa cazul. Restul câmpurilor sunt opționale, dacă interfața nu indică altfel.

Dacă trimiți date despre altă persoană, trebuie să ai un motiv legitim și să îi transmiți această politică. Nu încărca documente, date medicale, CNP-uri ori alte informații care nu sunt necesare. Un identificator poate apărea incidental într-un document justificativ, dar nu îl solicităm ca regulă generală.

7. Citirea asistată a documentelor

În formularul public poți atașa opțional nota de constatare și devizul. La trimiterea formularului le stocăm privat în fișa cererii, pentru furnizorul Autopeloc care o preia, fără extragere AI în formularul public. Furnizorul poate cere ulterior citirea asistată; în portalurile autentificate, citirea poate porni și la încărcarea unui document. Pentru această citire, documentul este transmis furnizorului tehnic de inteligență artificială Anthropic PBC (SUA), pentru extragerea câmpurilor necesare și, după caz, pentru o estimare a gravității avariei. Rezultatul este o propunere de precompletare.

Pentru calculul zilelor într-un asistent AI (de exemplu ChatGPT sau Claude), integrarea primește numai datele calendaristice, manopera și situația circulației vehiculului. Documentele citite în conversație nu sunt trimise automat furnizorilor Autopeloc. Nu este necesară trimiterea unei cereri pentru a obține o estimare.

Un utilizator verifică și poate corecta rezultatul înainte ca acesta să producă efecte în caz. Nu luăm decizii cu efect juridic sau similar numai prin procesare automată. Cererea este trimisă cu opțiunea tehnică de stocare a răspunsului dezactivată. Această setare nu este prezentată drept garanție de retenție zero; garanțiile furnizorului sunt gestionate separat, inclusiv contractual.

8. Cine poate primi datele

Accesul în platformă este limitat după rol. Fiecare participant vede numai partea necesară din caz; de exemplu, un furnizor auto poate vedea date operaționale și de contact necesare predării, dar nu vede comisioanele MotionLink ori ale consilierilor.

După caz, datele pot fi comunicate următoarelor categorii de destinatari:

• personal autorizat MotionLink;
• consilierul, organizația sau service-ul care a inițiat ori gestionează cazul;
• furnizorul vehiculului, asigurătorul și alți participanți necesari soluționării cazului;
• furnizori de găzduire, autentificare, stocare, email, SMS, notificări, extragere de documente, localizare aproximativă după IP și facturare;
• contabili, avocați, auditori și autorități, când există un motiv legal.

9. Furnizori și transferuri internaționale

Un furnizor care lucrează numai la instrucțiunile MotionLink este tratat ca persoană împuternicită și primește doar datele necesare serviciului său. Participanții care decid independent cum folosesc datele răspund pentru propria prelucrare.

Unii furnizori tehnici pot prelucra date în afara Spațiului Economic European. Când are loc un asemenea transfer, folosim mecanismul legal aplicabil, precum o decizie de adecvare sau clauze contractuale standard, împreună cu măsuri suplimentare atunci când sunt necesare. Poți solicita informații despre garanția relevantă.

Vremea de pe ecranul Acasă: dacă îți dai acordul în telefon sau în browser, aplicația și portalul consilierului citesc locația aproximativă (rotunjită la circa 1 km) ca să afișeze vremea. Coordonatele aproximative și adresa IP ajung direct la Institutul Meteorologic Norvegian (MET Norway, api.met.no), care furnizează prognoza. Locația nu este trimisă și nu este păstrată pe serverele Autopeloc. Poți refuza sau retrage permisiunea oricând din setările telefonului ori ale browserului; ecranul funcționează și fără ea.

10. Cât timp păstrăm datele

Perioada este stabilită după scop, starea cazului și obligațiile aplicabile. Nu păstrăm toate datele după același termen.

• un upload început, dar neatașat unui caz, expiră după 24 de ore și intră în fluxul de curățare;
• datele de contact dintr-o solicitare neconfirmată, refuzată sau expirată se anonimizează la 30 de zile de la închiderea ei;
• numele, telefonul și emailul clientului dintr-o cerere închisă sau anulată se anonimizează la 12 luni de la închidere;
• nota de constatare, devizul și documentele de reconstatare se șterg la 30 de zile de la închiderea cazului (sau de la încărcare, dacă solicitarea nu devine caz);
• solicitările de colaborare se păstrează cât timp sunt evaluate și cât există un follow-up, o relație ori o pretenție justificată; cele închise sunt eliminate sau anonimizate când aceste motive încetează;
• celelalte documente operaționale ale unui caz (actul de identitate, talonul și fotografiile încărcate) se păstrează pe durata cazului, apoi 36 de luni de la încheierea lui, după care un proces automat le șterge zilnic; termenul acoperă intervalul în care o pretenție mai poate fi ridicată sau apărată;
• conturile și evidența cazului se păstrează pe durata colaborării, apoi cât este necesar pentru finalizarea obligațiilor și soluționarea contestațiilor;
• documentele financiar-contabile se păstrează conform termenului legal aplicabil, în prezent 5 ani calculați de la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar în care au fost întocmite;
• copiile de siguranță ies din sistem la rotația backupurilor, configurată în mod obișnuit la 14 zile, dacă nu există o obligație de conservare.

11. Cookie-uri și stocare în browser

Folosim numai cookie-uri și stocare locală necesare autentificării, securității, preferințelor de interfață și calculului introdus de tine în calculatorul de zile. În prezent, Autopeloc nu încarcă instrumente de analiză comportamentală, publicitate sau remarketing și nu afișează un banner de consimțământ pentru tehnologii care nu sunt folosite.

12. Securitate

Folosim control de acces pe roluri, conexiuni criptate, linkuri cu token opac, jurnalizare limitată, copii de siguranță și măsuri de izolare a datelor. Accesul este acordat numai persoanelor și furnizorilor care au nevoie de el.

Nicio măsură tehnică nu elimină complet riscul. Dacă observi un link, cont sau document expus neautorizat, contactează-ne imediat și nu îl redistribui.

13. Drepturile tale

În condițiile GDPR, poți solicita accesul, o copie a datelor și informații despre destinatari, rectificarea, ștergerea, restricționarea, portabilitatea sau opoziția. Când prelucrarea se bazează pe consimțământ, îl poți retrage fără a afecta folosirea anterioară a datelor.

Trimite cererea la contact@motion-link.ro. Putem solicita informații rezonabile pentru confirmarea identității. Răspundem, de regulă, în cel mult o lună, cu posibilitatea prelungirii motivate în cazurile complexe.

Dacă nu ești mulțumit de răspuns, poți depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal sau la autoritatea competentă din statul tău.

14. Actualizări și contact

Actualizăm politica atunci când se schimbă produsul, fluxurile de date ori legea. Versiunea curentă și data ei rămân publice pe această pagină.

Contact pentru protecția datelor: contact@motion-link.ro, +40 790 743 974, Str. Castor nr. 52A, Arad, România. Aceasta este o adresă de contact pentru cereri de confidențialitate, nu o declarație că MotionLink a desemnat formal un responsabil cu protecția datelor.